Política de Tratamento de Dados Pessoais

ESTRATEGIA CONKER S.A.S

Regulamentação Legal e Âmbito de Aplicação

A presente política de Tratamento de dados pessoais é elaborada em conformidade com o disposto na Constituição Política, na Lei 1581 de 2012, no Decreto Regulamentar 1377 de 2013 e demais disposições complementares, e será aplicada pela ESTRATEGIA CONKER S.A.S no que diz respeito à coleta, armazenamento, uso, circulação, supressão e a todas as demais atividades que constituam tratamento de dados pessoais.

Definições

Para efeitos da execução da presente política e em conformidade com a regulamentação legal, serão aplicáveis as seguintes definições:

• a) Autorização: consentimento prévio, expresso e informado do Titular para realizar o Tratamento de dados pessoais;
• b) Banco de Dados: Conjunto organizado de dados pessoais que seja objeto de Tratamento;
• c) Dado pessoal: Qualquer informação vinculada ou que possa ser associada a uma ou várias pessoas físicas determinadas ou determináveis;
• d) Dado público: É o dado qualificado como tal segundo os mandatos da lei ou da Constituição Política e aquele que não seja semiprivado, privado ou sensível. São públicos, entre outros, os dados relativos ao estado civil das pessoas, à sua profissão ou ofício, à sua condição de comerciante ou de servidor público, e aqueles que possam ser obtidos sem qualquer reserva. Por sua natureza, os dados públicos podem estar contidos, entre outros, em registros públicos, documentos públicos, diários e boletins oficiais;
• e) Dado privado: É o dado que, por sua natureza íntima ou reservada, só é relevante para o titular;
• f) Dados sensíveis: Entende-se por dados sensíveis aqueles que afetam a intimidade do Titular ou cujo uso indevido pode gerar sua discriminação, tais como os que revelem a origem racial ou étnica, a orientação política, as convicções religiosas ou filosóficas, a filiação a sindicatos, organizações sociais, de direitos humanos, ou que promovam interesses de qualquer partido político ou que garantam os direitos e garantias de partidos políticos de oposição, bem como os dados relativos à saúde, à vida sexual e os dados biométricos;
• g) Encarregado do Tratamento: Pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que, por si mesma ou em associação com outras, realize o Tratamento de dados pessoais por conta do Responsável pelo Tratamento;
• h) Responsável pelo Tratamento: Pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que, por si mesma ou em associação com outras, decida sobre o banco de dados e/ou o Tratamento dos dados;
• i) Titular: Pessoa física cujos dados pessoais sejam objeto de Tratamento;
• j) Tratamento: Qualquer operação ou conjunto de operações sobre dados pessoais, tais como a coleta, armazenamento, uso, circulação ou supressão dos mesmos.

Finalidade da Coleta de Dados Pessoais e do seu Tratamento

A ESTRATEGIA CONKER S.A.S poderá fazer uso dos dados pessoais para:

• a) Executar a relação contratual existente com seus clientes, fornecedores e colaboradores, incluindo o pagamento de obrigações contratuais;
• b) Prestar os serviços e/ou produtos requeridos por seus usuários;
• c) Informar sobre novos produtos ou serviços e/ou sobre alterações nos mesmos;
• d) Avaliar a qualidade do serviço;
• e) Realizar estudos internos sobre hábitos de consumo;
• f) Enviar ao correio físico, e-mail, celular ou dispositivo móvel, por meio de mensagens de texto (SMS e/ou MMS) ou de qualquer outro meio análogo e/ou digital de comunicação criado ou a criar, informações comerciais, publicitárias ou promocionais sobre os produtos e/ou serviços, events e/ou promoções de caráter comercial, com o objetivo de impulsionar, convidar, dirigir, executar, informar e, de maneira geral, realizar campanhas, promoções ou concursos de caráter comercial ou publicitário, promovidos pela ESTRATEGIA CONKER S.A.S e/ou por terceiros;
• g) Desenvolver o processo de seleção, avaliação e vinculação trabalhista;
• h) Apoiar processos de auditoria interna ou externa;
• i) Registrar as informações de empregados e/ou aposentados (ativos e inativos) nos bancos de dados da ESTRATEGIA CONKER S.A.S;
• j) Os indicados na autorização concedida pelo titular do dado ou descritos no respectivo aviso de privacidade, conforme o caso;
• k) Fornecer, compartilhar, enviar ou entregar seus dados pessoais a empresas afiliadas, vinculadas ou subordinadas à ESTRATEGIA CONKER S.A.S, localizadas na Colômbia ou em qualquer outro país, caso tais empresas necessitem da informação para os fins aqui indicados.

Quanto aos dados (i) coletados diretamente nos postos de segurança, (ii) obtidos dos documentos fornecidos pelas pessoas ao pessoal de segurança e (iii) obtidos das videogravações realizadas dentro ou fora das instalações da ESTRATEGIA CONKER S.A.S, estes serão utilizados para fins de segurança das pessoas, dos bens e das instalações da ESTRATEGIA CONKER S.A.S, podendo ser utilizados como prova em qualquer tipo de processo. Caso um dado pessoal seja fornecido, tal informação será utilizada apenas para os fins aqui indicados e, portanto, a ESTRATEGIA CONKER S.A.S não venderá, licenciará, transmitirá ou divulgará a mesma, salvo se: (i) houver autorização expressa para tanto; (ii) for necessário para permitir que contratados ou agentes prestem os serviços contratados; (iii) for necessário para fornecer nossos serviços e/ou produtos; (iv) for necessário divulgá-la a entidades que prestam serviços de marketing em nome da ESTRATEGIA CONKER S.A.S ou a outras entidades com las quais existam acordos de marketing conjunto; (v) a informação estiver relacionada a uma fusão, consolidação, aquisição, alienação ou outro processo de reestruturação da sociedade; (vi) for exigido ou permitido por lei.

A ESTRATEGIA CONKER S.A.S poderá subcontratar terceiros para o processamento de determinadas funções ou informações. Quando efetivamente subcontratar com terceiros o processamento de informações pessoais ou fornecer informações pessoais a terceiros prestadores de serviços, a ESTRATEGIA CONKER S.A.S alertará tais terceiros sobre a necessidade de proteger essas informações pessoais com medidas de segurança apropriadas, sendo proibido o uso da informação para fins próprios e solicitando que a informação pessoal não seja divulgada a outros.

Princípios Aplicáveis ao Tratamento de Dados Pessoais

O tratamento de dados pessoais na ESTRATEGIA CONKER S.A.S reger-se-á pelos seguintes princípios:

• a) Princípio da finalidade: O Tratamento dos dados pessoais coletados deve obedecer a uma finalidade legítima, a qual deve ser informada ao Titular;
• b) Princípio da liberdade: O Tratamento só pode ser realizado com o consentimento prévio, expresso e informado do Titular. Os dados pessoais não poderão ser obtidos ou divulgados sem prévia autorização, ou na ausência de mandato legal ou judicial que dispense o consentimento;
• c) Princípio da veracidade ou qualidade: A informação sujeita a Tratamento deve ser verdadeira, completa, exata, atualizada, comprovável e compreensível. Não será realizado o Tratamento de dados parciais, incompletos, fracionados ou que induzam a erro;
• d) Princípio da transparência: No Tratamento deve ser garantido o direito do Titular de obter da ESTRATEGIA CONKER S.A.S, a qualquer momento e sem restrições, informações sobre a existência de dados que lhe digam respeito;
• e) Princípio do acesso e circulação restrita: O Tratamento está sujeito aos limites decorrentes da natureza dos dados pessoais, das disposições legais e constitucionais que regulam a matéria. Os dados pessoais, salvo a informação pública e o disposto na autorização concedida pelo titular do dado, não poderão estar disponíveis na Internet ou em outros meios de divulgação ou comunicação em massa, salvo se o acesso for tecnicamente controlável para permitir um conhecimento restrito apenas aos Titulares ou a terceiros autorizados;
• f) Princípio da segurança: A informação sujeita a Tratamento por parte da ESTRATEGIA CONKER S.A.S deverá ser protegida mediante o uso das medidas técnicas, humanas e administrativas necessárias para dar segurança aos registros, evitando sua adulteração, perda, consulta, uso ou acesso não autorizado ou fraudulento;
• g) Princípio da confidencialidade: Todas as pessoas que intervierem no Tratamento de dados pessoais estão obrigadas a garantir o sigilo da informação, inclusive após o término de sua relação com alguma das tarefas que compreendem o Tratamento.

Direitos dos Titulares dos Dados Pessoais Objeto de Tratamento pela Estrategia Conker S.A.S

O Titular dos dados pessoais terá os seguintes direitos:

• a) Direito de conhecer, atualizar e retificar seus dados pessoais: Direito de solicitar à ESTRATEGIA CONKER S.A.S a atualização ou retificação de seus dados. Este direito poderá ser exercido, entre outros casos, frente a dados parciais, inexatos, incompletos, fracionados, que induzam a erro, ou aqueles cujo Tratamento esteja expressamente proibido ou não tenha sido autorizado;
• b) Direito de acessar gratuitamente seus dados pessoais que tenham sido objeto de Tratamento;
• c) Direito de solicitar prova da autorização: salvo nos casos in que, segundo as normas legais vigentes, não seja exigida a autorização para realizar o tratamento;
• d) Direito de ser informado sobre o uso do dado pessoal;
• e) Direito de apresentar reclamações perante a Superintendência de Indústria e Comércio: por infrações ao disposto na regulamentação vigente sobre tratamento de dados pessoais;
• f) Direito de revogar a autorização e/ou solicitar a supressão do dado: quando no Tratamento não forem respeitados os princípios, direitos e garantias constitucionais e legais. A revogação e/ou supressão procederá quando a Superintendência de Indústria e Comércio tiver determinado que, no Tratamento, a ESTRATEGIA CONKER S.A.S incorreu em condutas contrárias a esta lei e à Constituição.

Parágrafo Primeiro

Para os efeitos do exercício dos direitos acima descritos, tanto o titular quanto a pessoa que o representar deverão comprovar sua identidade e, se for o caso, a condição em virtude da qual representam o titular.

Parágrafo Segundo

Os direitos dos menores de idade serão exercidos por meio das pessoas que estejam legalmente habilitadas a representá-los.

Deveres da Estrategia Conker S.A.S

Todos os obrigados a cumprir esta política devem ter presente que a ESTRATEGIA CONKER S.A.S está obrigada a cumprir os deveres que a esse respeito a lei impõe. Em consequência, devem ser cumpridas as seguintes obrigações:

A. Deveres quando atua como responsável:

• (i) Solicitar e conservar, nas condições previstas nesta política, cópia da respectiva autorização concedida pelo titular.
• (ii) Informar de maneira clara e suficiente ao titular sobre a finalidade da coleta e os direitos que lhe assistem em virtude da autorização concedida.
• (iii) Informar, a pedido do titular, sobre o uso dado a seus dados pessoais.
• (iv) Tramitar as consultas e reclamações formuladas nos termos indicados na presente política.
• (v) Zelar pelos princípios de veracidade, qualidade, segurança e confidencialidade nos termos estabelecidos na presente política.
• (vi) Conservar a informação sob as condições de segurança necessárias para impedir sua adulteração, perda, consulta, uso ou acesso não autorizado ou fraudulento.
• (vii) Atualizar a informação quando necessário.
• (viii) Retificar os dados pessoais quando isso for procedente.

B. Deveres quando atua como Encarregado do tratamento de dados pessoais:

Se realizar o tratamento de dados em nome de outra entidade ou organização (Responsável pelo tratamento), deverá cumprir os seguintes deveres:

• (i) Verificar que o Responsável pelo tratamento esteja autorizado a fornecer os dados pessoais que tratará como Encarregado.
• (ii) Garantir ao titular, em todo momento, o pleno e efetivo exercício do direito de habeas data.
• (iii) Conservar a informação sob as condições de segurança necessárias para impedir sua adulteração, perda, consulta, uso ou acesso não autorizado ou fraudulento.
• (iv) Realizar oportunamente a atualização, retificação ou supressão dos dados.
• (v) Atualizar a informação reportada pelos Responsáveis pelo tratamento dentro de cinco (5) dias úteis contados a partir de seu recebimento.
• (vi) Tramitar as consultas e reclamações formuladas pelos titulares nos termos indicados na presente política.
• (vii) Registrar no banco de dados a legenda ‘reclamação em trâmite’ na forma estabelecida na presente política.
• (viii) Inserir no banco de dados a legenda ‘informação em discussão judicial’ uma vez notificado pela autoridade competente sobre processos judiciais relacionados à qualidade do dado pessoal.
• (ix) Abster-se de circular informação que esteja sendo contestada pelo titular e cujo bloqueio tenha sido determinado pela Superintendência de Indústria e Comércio.
• (x) Permitir o acesso à informação unicamente às pessoas autorizadas pelo titular ou habilitadas por lei para tal efeito.
• (xi) Informar à Superintendência de Indústria e Comércio quando ocorrerem violações aos códigos de segurança e existirem riscos na administração da informação dos titulares.
• (xii) Cumprir as instruções e exigências determinadas pela Superintendência de Indústria e Comércio.

C. Deveres quando realiza o tratamento por meio de um Encarregado:

• (i) Fornecer ao Encarregado do tratamento unicamente os dados pessoais cujo tratamento esteja previamente autorizado. Para efeitos da transmissão nacional ou internacional dos dados, deverá ser firmado um contrato de transmissão de dados pessoais ou pactuadas cláusulas contratuais conforme estabelecido no artigo 25 do decreto 1377 de 2013.
• (ii) Garantir que a informação fornecida ao Encarregado do tratamento seja verdadeira, completa, exata, atualizada, comprovável e compreensível.
• (iii) Comunicar de forma oportuna ao Encarregado do tratamento todas as novidades a respeito dos dados previamente fornecidos e adotar as demais medidas necessárias para que a informação fornecida se mantenha atualizada.
• (iv) Informar de maneira oportuna ao Encarregado do tratamento as retificações realizadas sobre os dados pessoais para que este proceda aos ajustes pertinentes.
• (v) Exigir do Encarregado do tratamento, em todo momento, o respeito às condições de segurança e privacidade da informação do titular.
• (vi) Informar ao Encarregado do tratamento quando determinada informação estiver em discussão por parte do titular, uma vez apresentada a reclamação e enquanto não tiver finalizado o respectivo trâmite.

D. Deveres em relação à Superintendência de Indústria e Comércio:

• (i) Informá-la sobre eventuais violações aos códigos de segurança e a existência de riscos na administração da informação dos titulares.
• (ii) Cumprir as instruções e exigências determinadas pela Superintendência de Indústria e Comércio.

Solicitação de Autorização ao Titular do Dado Pessoal

Com antecedência e/ou no momento de efetuar a coleta do dado pessoal, a ESTRATEGIA CONKER S.A.S solicitará ao titular do dado sua autorização para efectuar sua coleta e tratamento, indicando a finalidade para a qual o dado é solicitado, utilizando para tais efeitos meios técnicos automatizados, escritos ou orais, que permitam conservar prova da autorização e/ou da conduta inequívoca descrita no artigo 7 do Decreto 1377 de 2013. Tal autorização será solicitada pelo tempo que for razoável e necessário para satisfazer as necessidades que deram origem à solicitação do dado e, em todo caso, observando as disposições legais que regem a matéria.

Limitações Temporais ao Tratamento dos Dados Pessoais

A ESTRATEGIA CONKER S.A.S só poderá coletar, armazenar, usar ou circular os dados pessoais durante o tempo que for razoável e necessário, de acordo com as finalidades que justificaram o tratamento, atendendo às disposições aplicáveis à matéria em questão e aos aspectos administrativos, contábeis, fiscais, jurídicos e históricos da informação. Uma vez cumprida(s) a(s) finalidade(s) do tratamento, e sem prejuízo de normas legais que disponham em contrário, procederá à supressão dos dados pessoais em sua posse. Não obstante o anterior, os dados pessoais deverão ser conservados quando assim for exigido para o cumprimento de uma obrigação legal ou contratual.

Casos em que Não é Necessária Autorização

A autorização do Titular não será necessária quando se tratar de:

• a) Informação exigida por uma entidade pública ou administrativa no exercício de suas funções legais ou por ordem judicial;
• b) Dados de natureza pública;
• c) Casos de urgência médica ou sanitária;
• d) Tratamento de informação autorizado por lei para fins históricos, estatísticos ou científicos;
• e) Dados relacionados ao Registro Civil das Pessoas.

Área Responsável e Procedimento para o Exercício dos Direitos dos Titulares do Dado Pessoal

A ESTRATEGIA CONKER S.A.S será a responsável por atender às petições, queixas e reclamações que o titular do dado formular no exercício dos direitos previstos no item 5 da presente política. Para tais efeitos, o titular do dado pessoal ou quem exerça sua representação poderá enviar sua petição, queixa ou reclamação de segunda a sexta-feira, das 8h às 17h, ao e-mail administrativo@conker.com.co, ligar para a linha telefônica de atendimento, no número (57-4) 558 3540, ou protocolá-la no endereço mencionado no início desta política.

A petição, queixa ou reclamação deverá conter a identificação do Titular, a descrição dos fatos que dão origem à reclamação, o endereço, e os documentos que se deseje apresentar. Se a reclamação estiver incompleta, será solicitado ao interessado, dentro dos cinco (5) dias seguintes ao recebimento da reclamação, que corrija as falhas. Transcorridos dos (2) meses a partir da data da solicitação, sem que o solicitante apresente a informação exigida, entender-se-á que desistiu da reclamação. Caso quem receba a reclamação não seja competente para resolvê-la, dará encaminhamento a quem corresponda em prazo máximo de dois (2) dias úteis e informará a situação ao interessado. Uma vez recebida a reclamação completa, será incluída no banco de dados uma legenda que diga ‘reclamação em trâmite’ e o motivo desta, em prazo não superior a dois (2) dias úteis. Tal legenda deverá ser mantida até que a reclamação seja decidida. O prazo máximo para atender à reclamação será de quinze (15) dias úteis contados a partir do dia seguinte à data de seu recebimento. Quando não for possível atender à reclamação dentro desse prazo, será informado ao interessado os motivos da demora e a data em que sua reclamação será atendida, a qual em nenhum caso poderá superar os oito (8) dias úteis seguintes ao vencimento do primeiro prazo.

Dados Coletados Antes da Expedição do Decreto 1377 de 2013

Em conformidade com o disposto no item 3 do artigo 10 do Decreto Regulamentar 1377 de 2013, a ESTRATEGIA CONKER S.A.S enviará um e-mail a seus clientes e colaboradores, publicará um aviso em sua Intranet dirigido aos titulares de dados pessoais para efeitos de dar a conhecer a presente política de tratamento de informação e a forma de exercer seus direitos como titulares de dados pessoais armazenados nos bancos de dados da ESTRATEGIA CONKER S.A.S. Adicionalmente, realizará uma reunião informativa na cidade de Medellín.

Medidas de Segurança

Em desenvolvimento do princípio de segurança estabelecido na Lei 1581 de 2012, a ESTRATEGIA CONKER S.A.S adotará as medidas técnicas, humanas e administrativas que forem necessárias para dar segurança aos registros, evitando sua adulteração, perda, consulta, uso ou acesso não autorizado ou fraudulento. O pessoal que realizar o tratamento dos dados pessoais executará os protocolos estabelecidos com o objetivo de garantir a segurança da informação.

Data de Entrada em Vigor

A presente Política de Dados Pessoais entra em vigor a partir do dia 15 de outubro de 2018. Qualquer alteração que ocorra em relação à presente política será informada por meio do endereço eletrônico: administrativo@conker.com.co